Ein gewerblicher Umzug ist um einiges komplexer und aufwendiger als ein privater. Der Umzug eines Unternehmens, einer Firma oder eines Betriebs ist individuell und mit je eigenen Herausforderungen verbunden. Die Verlagerung des Standortes eines Unternehmens muss deswegen sorgfältig organisiert werden. Gute Kommunikation und eine präzise Planung sind hierbei fundamental. In unserem Blogbeitrag von Transport Joker GmbH, dem Umzugsunternehmen aus Backnang, erfahren Sie alle wichtigen Informationen zu gewerblichen Umzügen.
Der gewerbliche Umzug: ein bis drei Monate davor
Zunächst sollten Sie sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch den Betriebsrat so früh wie möglich über den Firmenumzug unterrichten. Damit Sie nicht auf Widerstand des Betriebsrates stoßen und das Wohlwollen Ihrer Belegschaft gewinnen, sollten Sie die Vorteile des neuen Standortes kommunizieren. Halten Sie die Belegschaft stets auf dem neusten Stand, indem Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel Fotos des neuen Standortes zeigen. Zudem sollten Sie sich gegenüber Ihrer Belegschaft einfühlsam verhalten und eventuelle Bedenken offen ansprechen und ausdiskutieren, um diese zu entkräftigen.
Weil sich die Adresse Ihres Unternehmens ändern wird und eventuell Aufträge wegen des Umzugs nicht angenommen werden können, sollten Sie ein Rundschreiben aufsetzen und dieses Ihrer Kundschaft und Ihren Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern zukommen lassen. Zudem sollten Sie regelmäßige Dienstleister, Ämter, Behörden und Verbände, mit denen Sie zu tun haben, informieren. Folgende Einrichtungen sind in diesem Zusammenhang relevant:
- Banken
- Stromversorger
- Domain-Betreiber
- Gewerkschaft
- Industrie- und Handelskammer
- Berufsverbände
- Gewerbeamt
- Arbeitsamt
- Finanzamt
Sie sollten Ihre Verzeichnisse, sowohl online als auch offline, aktualisieren lassen. Ebenso müssen Sie daran denken, dass Ihr Eintrag im Handelsregister geändert werden muss. Auch die Einträge in den Gelben Seiten und im Telefonbuch müssen angepasst werden. Falls Sie planen, Ihren Umzug in den Printmedien zu verkünden, sollten Sie das schon drei Monate vor dem eigentlichen Umzug in Auftrag geben. Redaktionen von Lokalzeitungen haben nämlich manchmal sehr lange Vorlaufzeiten. Zudem können Sie Ihre Online-Einträge updaten.
Der gewerbliche Umzug: ein bis zwei Wochen davor
Ein bis zwei Wochen vor dem Umzug sollten Sie Ihre Belegschaft nochmal an den Umzug erinnern und eine Bestätigung einholen für die Termine, die Sie mit der Spedition, mit Handwerkerinnen und Handwerkern und sonstigen Dienstleistern vereinbart haben. Außerdem sollten Sie eine Reinigungsfirma beauftragen, damit diese die neuen Räumlichkeiten vor und die alten Räumlichkeiten nach dem Umzug gründlich säubert.
Es muss auch daran gedacht werden, die Zählerstände der neuen und alten Räume abzulesen und zu dokumentieren. Dabei sollte die Heiz- und Nebenkostenabrechnung mit den neuen und alten Vermieterinnen und Vermietern besprochen werden.
Der gewerbliche Umzug: der Umzugstag
Besonders wichtig ist es, gründlichst zu überprüfen, ob in den alten Räumen nichts vergessen worden ist. Auch sollten Sie am neuen Standort sichergehen, dass alles am richtigen Platz steht. Wenn das erledigt ist, können Sie beginnen Ihren neuen Standort einzurichten. Bemessen Sie die Zeit, die Sie hierfür aufwenden müssen, großzügig. Vergessen Sie nicht, eventuell entstandene Schäden zu dokumentieren, damit Sie diese gegenüber der Speditionsfirma geltend machen können.
Einen Spezialisten für den Umzug beauftragen?
Ein gewerblicher Umzug ist ein organisatorischer Kraftakt. In einem Unternehmen gibt es die unterschiedlichsten Gegenstände, deren Transport fachliche Kenntnisse erfordert. Es ist eine Herausforderung, Labore, schwere Maschinen und empfindliche Gerätschaften zu transportieren. Zudem müssen möglicherweise Akten sorgfältig katalogisiert werden. Letztendlich muss ein Prozess koordiniert werden, bei dem unübersichtlich viele Akteure beteiligt sind und viele Faktoren bedacht werden müssen. Bereits die falsche Wahl der Transportmittel kann den Umzugstag in ein Desaster verwandeln. Wir, die Transport Joker GmbH, planen, organisieren und führen Ihren Umzug fachlich kompetent durch, um Ihre Kapazitäten zu entlasten.